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従事者共済会Q&A

1 共済会システム利用に関するQ&A(ご質問が多い事項
2 基本事項に関するQ&A
3 団体契約に関するQ&A
4 加入・在会中の手続きに関するQ&A
(1)加入申込書
(2)転出・転入(共済契約転出・転入届、法人内異動届)
(3)氏名変更届
(4)休職・復職届
5 退会の手続きに関するQ&A
(1)解除申請
(2)退職共済金の請求(退職共済金受給申請書)
6 標準給与月額の変更手続きに関するQ&A
7 会計処理に関するQ&A
8 貸付金事業に関するQ&A
 

1  共済会システム利用に関するQ&A(ご質問が多い事項)

Q1〔初回利用時〕
共済会システムにログインするにはどのようにすれば良いですか。

従事者共済会から法人本部宛に送付した「共済会システム ID・パスワード通知書」をご確認ください。通知書に記載されたログインページのURLをブラウザのアドレスバー(https://www.…の文字列が表示されている場所)に入力してください。大文字、小文字、0(ゼロ)とO(オー)は注意して入力ください。ログインページのURLの途中にある「LOG010」「エル オー ジ- ゼロ イチ ゼロ」ですのでご注意ください。

共済会システムのログインページが表示されたら、通知書に記載している「ユーザーID」「仮パスワード」を入力してください。次に仮パスワードと本パスワードを入力するとログイン完了です。
パスワードは半角数字、半角英字、半角記号の全てを必ず含む8文字以上として下さい。使用可能な半角記号は、! # $ % & / _ - + です。

共済会システム操作説明のページ

Q2〔初回利用時〕
「共済会システムID・パスワード通知書」が手元にありません。どのようにすれば良いですか。

「共済会システムID・パスワード通知書」は2019年11月下旬に法人本部宛(他県に法人本部がある場合は例外あり)に郵送していますので、法人本部にご確認ください。確認ができない場合は、従事者共済会にご確認いただくか、「ID・パスワード再発行依頼書」をお送りください。様式は各種届出様式のページに掲載しています。 

Q3〔初回利用時〕
共済会システムの操作方法がわかりません。何を確認すればわかりますか。

基本的な操作方法は、従事者共済会ホームページの【共済会システム操作説明】でご案内しています。また、従事者共済会事務の手引き【共済会システム基本操作】にも掲載しています。ご不明な点がありましたら従事者共済会までお問合せください。

Q4〔初回利用時〕
施設毎に事務体制が異なることから、法人として電子申請の準備がなかなか進みません。

準備ができた施設からシステムの利用を開始してください。法人内の全ての施設が足並みを揃えて電子化を進める必要はありません。なお、法人内異動の(転出・転入の)場合、転入施設が電子申請を導入していなくても、電子申請を導入している転出施設は電子申請で届出を行うことができます。

Q5〔初回利用時〕
電子申請をはじめたら紙申請はできなくなりますか。

電子申請を導入し始めた施設でも、紙申請を利用いただけます。ただし、施設内の事務が混乱しないよう、施設・団体内で一定のルールを決めることをお勧めします。

Q6〔スケジュール〕
共済会システムの入力はいつからできますか?

共済会システムの当月の入力期間は、毎月20日頃(締切日から6営業日後)から翌月の10日までです(例:4月10日が締切日の場合、5月分の入力は4月20日~5月10日まで)。締切日から6営業日の間は届出の入力はできません。データの閲覧や当月以前の請求書等の帳票の出力はいつでも可能です。

加入申込、解除申請および受給申請は、未来申請(1ケ月先迄)が出来ます。

Q7〔スケジュール〕
請求書等はいつ頃発行されますか?

毎月20日頃(締切日の6営業日後)に、従事者共済会から請求書発行について、メール(FAX)でお知らせします。確認後、共済会システムから請求書等の帳票を出力してください。

共済会システム操作説明のページ

Q8〔IDの設定〕
IDの発行上限数はありますか。

管理者ID、担当者ID、閲覧IDともそれぞれ発行数の上限はありません。 ただし、管理者IDには機能制限がありませんので、マネジメントの観点から真に必要な数の発行に抑えるようお願いします。

Q9〔IDの設定〕
管理者IDの取扱いに困ります。一つの施設で管理者IDを引き受けることもできるが、法人内とはいえ他施設の職員の個人情報にアクセスできる状況は好ましくないと感じます。

管理者IDは、各種届出申請のほか、法人や施設の情報更新やIDの追加、各IDが担当する施設を変更する権限があります。管理者IDの運用者を設定できない場合、管理者IDと担当者IDを1人で保有・管理することは可能です。管理者IDの権限が必要な手続きの場合に限り管理者IDを使用し、通常の業務は担当者IDを使用して共済会システムを利用する運用をしても問題ありません。

Q10〔IDの設定〕
事務担当者がいない施設がいくつもあるのでIDの設定に困ります。どのような対応ができますか。

施設毎にIDを発行するのではなく、担当者毎に必要なIDを発行するよう設定してください。当該施設を担当するか否かは「担当者台帳」の「担当者一覧」で、担当者毎に「担当する施設」「担当しない施設」を設定することができます。

共済会システム操作説明のページ

Q11〔IDの設定〕
ID・パスワードの再発行について容易に再発行できるとセキュリティ上の問題が大きいのではないかと感じています。

ログイン画面にて「パスワードをお忘れの方はこちら」をクリックした場合、問合せIDに登録したメールアドレスあてにパスワード再設定用のメールをお送りします。メール画面の案内に従って再設定手続きを行います。また、管理者IDでログインすると、法人内の各IDのパスワードを【担当者詳細】画面で確認することができます。管理者IDがわからない場合は、セキュリティ対策のため「ID・パスワード再発行依頼書」に代表者印を押印した上で従事者共済会へFAXしてください。

各種届出様式のページ

Q12〔メールアドレス〕
施設では代表メールアドレス以外は保有していません。管理者ID、担当者ID、閲覧IDそれぞれにメールアドレスを登録することが必須になっていますが、どのような対応をすれば良いですか。

同一のメールアドレスを個々のIDに登録することができます。(フリーメールをご使用いただくことも可能です。)

Q13〔メールアドレス〕
施設やID毎のアドレスに配信されるメールはどのような内容なのかでしょうか。申請内容には個人情報が多く含まれており、受信メールの取り扱いに不安を感じます。

従事者共済会から発信するメールは、メンテナンス等による利用日時の制限や新たな機能追加、請求書等の出力時期のご案内など、システム運用に関する周知を行うことを目的とした内容を予定しています。加入者の個人情報を含むメールを発信する予定はありません。

Q14〔電子申請の届出種類〕
共済会システムで電子申請ができる届出について教えてください。

電子申請できる届出は下記のとおりです。電子申請後、郵送が必要な届出は「施設・団体契約書(新規契約・契約解除)」「脱会申請書」「受給申請書」です。代表者印を押印後、署名・捺印等をしていただき、従事者共済会あて締切日までに郵送ください。なお、貸付関係は電子申請できません。

電子申請一覧

Q15〔届出の確認方法〕
届出した内容はどのように確認すれば良いですか。入力した結果がそのまま届出になるとチェック作業ができず不安が残ります。

共済会システムの「届出履歴」で検索すると、届出をした内容が画面に一覧表示されます。同画面の「届出一覧印刷」を選択するとPDFの「届出一覧」が出力されます。届出の入力者や施設運営の責任者が届出内容を確認することができますのでご活用ください。

共済会システム操作説明のページ

Q16〔取消・訂正手続き〕
届出内容を間違えてしまいました。どのように訂正すればよいですか?

①締切日前の場合

共済会システムの「届出履歴」から該当する届出を削除し、新たに正しい届出を申請してください。紙申請の場合は(4)申請の訂正と取消方法(P15)

②締切日を過ぎている場合

<掛金に関わる訂正(入会日、算定基礎額等)>
共済会ホームページの各種届出様式の「訂正願」に必要事項を記入し、従事者共済会まで郵送してください。受付は届出た月の締切日を基準に2か月以内です(4月の締切日までに申請した内容の訂正は、6月の締切日まで)。

<掛金に関わらない訂正(氏名、職種等)>
共済会システムの氏名等変更画面から訂正してください。紙申請の場合は様式第8号を作成し、従事者共済会まで郵送してください。

※ システム操作説明参照

Q17〔取消・訂正手続き〕
届出を取り消すことはできますか?

①締切日前の場合

共済会システムの届出履歴一覧から該当する届出を削除してください。紙申請の場合は(4)申請の訂正と取消方法(P15)参照。

②締切日を過ぎている場合

<取消可:転出・転入届、法人内異動届、休職届、復職届、解除申請>
共済会ホームページの各種届出様式の「取消願」に必要事項を記入し、従事者共済会まで郵送してください。
※加入申請の取消は原則できません。ただし、同一人物を誤って重複加入させた場合、転出・転入すべき加入者を誤って加入申請した場合は、従事者共済会へお問合せください。
※原則として受給申請の取消はできません。ただし、転出・転入すべき加入者を誤って解除および受給手続きをしてしまった場合は、従事者共済会へお問合せください。

※ システム操作説明参照

Q18〔遡及手続き〕
届出をするのを忘れていました。遡って手続きすることができますか?

加入等の手続きは、原則、事実が発生した直近の締切日までに手続きしてください。なお、手続きの遅れによるシステムからの届出は、締切日を基準に最大2か月(前月、前々月)までとします。それ以上の遡及手続きは下記のとおりです。

届出名称 申請期間 左記の期間を超えた手続き
共済加入申込書 当月、前月、前々月 不可

共済契約転出・転入届

(法人間異動)

当月、前月、前々月

※電子申請不可

様式3・4(法人間異動)を作成、郵送

※長期間の遡及は対応不可能な場合あり

共済契約転出・転入届

(法人内異動)
当月、前月、前々月

様式3・4(法人間異動)を作成、郵送

※長期間の遡及は対応不可能な場合あり

休職届 当月、前月、前々月

様式9を作成、郵送

※長期間の遡及は対応不可能な場合あり

復職届 当月、前月、前々月

様式10を作成、郵送

※長期間の遡及は対応不可能な場合あり

氏名変更届 いつでも可  
共済加入解除申請書 次月、当月、前月、前々月

様式2-1を作成、郵送

※長期間の遡及は対応不可能な場合あり

脱会申請書 要郵送、当月のみ 不可
退職共済金受給申請書 要郵送、退会から5年以内 従事者共済会へ問合せ
標準給与月額変更届 7月20日~8月10日 従事者共済会へ問合せ

Q19〔請求書等の発行〕
請求書等を郵送してほしい場合はどのような手続きが必要ですか?

2023年12月までの電子化移行期間は、紙申請の受付および郵送希望施設・団体に請求書等の帳票を郵送します。請求書等の郵送を希望する場合は「請求書等郵送依頼書」を従事者共済会まで提出してください。本書は共済会ホームページの「各種届出様式」-「従事者共済会その他様式」に掲載しています。郵送が不要になった場合は、同取消届を提出してください。

Q20〔請求書等の発行〕
移行期間中は請求書等郵送依頼書の提出により請求書の郵送にも対応するとのことですが、従来は複数の施設の請求関係書類を法人にまとめて送付されていました。事務担当者を配置していない施設もあるため、どのような対応をすればよいでしょうか。

法人毎にお届けしている管理者IDでログインすると法人内の全ての施設に対する請求書等を出力することができます。

Q21〔請求書の見方〕
退職者、転出者、転入者の掛金累計額はどのように確認すれば良いですか。

毎月10日までに届出たものは、20日頃に共済会システムから請求書、給付内訳書、源泉徴収票等が発行されます。契約者掛金累計額は、退職者は給付内訳書および請求書、転出者・転入者は請求書に記載がありますのでご確認ください。

Q22〔操作方法〕
共済会システムに手続きをしたい施設が表示されません。どのようにすれば良いですか。

新しく担当者を追加した場合や施設を追加した場合は、管理者IDでログインし、「担当者台帳」→「担当者一覧」→「担当者詳細」画面で表示される「担当する施設」に手続きをしたい施設を移動させてください。

共済会システム操作説明のページ

Q23〔操作方法〕
共済会システムに入力する際に、Excel等で準備したデータをインポートする機能や、共済会システムからExcel等にエクスポート機能はありますか。

「届出入力」の「加入者印刷」により加入者の一覧をExcel出力できます。また、「届出履歴」の「届出一覧印刷」から届出の履歴をPDF出力することができます。

Q24〔操作方法〕
共済会システムで請求書等の出力ができません。また、共済会システムで入力した後「加入申込書」「受給申請書」等が出力されませんでした。どのようにすれば良いですか。

共済会システムの「月次帳票印刷」画面で請求書等を出力すると、PDF画面のポップアップウィンドウが立ち上がる仕組みにしています。請求書等が出力できない場合、ブラウザでポップアップをブロックしている可能性があります。

Microsoft Edgeを使用している場合、ブラウザのアドレスバーの右側に「ポップアップがブロックされました」と表示されます。ポップアップのブロックを解除するとPDF画面を開くことができます。Internet Explorer等のブラウザでも同様の解除をすれば出力することができます。ただし、Mac、iPad、iPhoneに標準設定されているSafariは、ブラウザのアドレスバーに「ポップアップがブロックされました」等は表示されません。設定画面からポップアップブロックを解除してください。

「加入申込書」等の出力についても上記と同様です。なお、「加入申込書」「受給申請書」「脱会申請書」の再出力は届出履歴画面で再印刷できます。

Q25〔退会手続き〕
退会手続きの電子申請の流れを教えてください。

退会手続きの電子申請の流れは以下の通りです。

①掛金の支払いを停止するため、共済会システムで「解除申請」を入力する。
②退職共済金の送金口座を指定するため「受給申請」を入力する。
③受給申請を入力後に自動で表示される「受給申請書」を紙に出力し、退職者本人に署名・捺印してもらう。
④同申請書に代表者印を捺印し、従事者共済会に郵送する。

(以下、福祉医療機構に加入している場合)
⑤共済会システムから「源泉徴収票」を出力(毎月20日頃から出力すうことができます)。
⑥出力した「源泉徴収票」を福祉医療機構の「退職所得の受給に関する申告書」に貼付した上で、従事者共済会へ郵送する。

「受給申請」を、共済会システムで届出するには、以下の条件が整うとスムーズです。
①退職給付金の送金口座が給与口座、または共済事務担当者がすぐに確認できる。
②退職者予定者が勤務中、またはすぐに連絡が取れ、受給申請書の署名・捺印をもらえる。

①②の条件が整わない場合は、手続きをスムーズにすすめることが難しくなります。その場合は、必要なタイミングで解除申請を共済会システムに入力し、受給申請は共済会ホームページの各種届出様式に掲載されている「退職共済金受給申請書」に、退職予定者にあらかじめ記入・捺印をしてもらい、従来通りの紙申請を行ってください。または、退職者が在籍中に送金口座の確認をして未来申請(電子申請)にて手続きをしてください。

Q26〔退会手続〕
受給申請を入力する際に退職給付金を送金する口座を入力しますが、退職者に確認してから入力するのが大変です。どのように手続きをすれば良いでしょうか。

送金口座を確認することが大変な場合は、従来どおり受給申請は紙申請をする方法があります。送金口座が給与口座である場合等、すぐに入力できる場合は電子申請をしてください。

Q27〔退会手続〕
退職予定日までの期間を未消化の有給休暇の取得にあてるため、最終勤務日が退職日の1か月以上前になるケースがあります。共済会システムに入力した上で受給申請書を出力し、さらに退職者本人に記名・押印を求める手続きをこなすことは難しいのですが。

電子申請と紙申請は併用していただいて結構です。受給申請については紙申請を継続するという運用でも対応します。また、一か月の未来申請はご利用いただけますのでご活用ください。

Q28〔その他〕
福祉医療機構へ提出する書類は従事者共済会へ提出する書類と同封して送付しても大丈夫ですか?

福祉医療機構へ提出する退職に係る書類については、同封で送付いただいても結構です。福祉医療機構の加入、異動、訂正等の書類については直接、福祉医療機構へご提出ください。

Q29〔その他〕
従事者共済会と福祉医療機構の両方に加入している職員が退職しました。両方の退職書類を一緒に郵送しても大丈夫ですか?

従事者共済会の「退職共済制度」と福祉医療機構の「退職手当共済制度」の両制度に加入している場合、それぞれから給付された退職金を合計して、福祉医療機構において最終的な税務処理(源泉徴収)を行うことになっています。そのため、従事者共済会の退職共済金受給手続きを行った後に、福祉医療機構の手続きを行います。

①従事者共済会へ「解除届」と「受給申請」の届出をする。
②「退職共済金受給申請書」に署名・捺印した書類を従事者共済会あて郵送。(毎月10日必着)
③毎月20日頃に共済会システムから「源泉徴収票」「給付内訳書」を出力できるようになりますので、従事者共済会が発行した「源泉徴収票」を福祉医療機構の「退職所得の受給に関する申告書」に貼付し、従事者共済会あて送付してください

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2 基本事項に関するQ&A

Q1〔共済会スケジュール〕
共済会の提出締切を教えてください。

<共済会関係資料(電子申請)>
毎月10日(土・日・祝日にあたる場合は翌営業日)の23時59分59秒までに共済会システムに入力された届出を当月手続きの対象とします。ただし、「施設・団体契約書」、「脱会申請書」、「退職共済金受給申請書」は電子申請後に従事者共済会へ郵送が必要です(締切日必着)。

<共済会関係資料(紙申請)>
締切日の17時45分までに従事者共済会に届いた書類が当月手続きとなります。

<貸付金関係資料>
申込締切日は毎月18日(土・日・祝日にあたる場合は前営業日)です。紙申請による提出に限ります。提出書類は従事者共済会ホームページに掲載しています。込締切日は毎月18日(土・日・祝日にあたる場合は前営業日)です。紙申請による提出に限ります。

Q2〔共済会スケジュール〕
毎月の掛金・貸付金はいつ引き落とされますか?

毎月の27日(土・日・祝日にあたる場合は翌営業日)です。

Q3〔ID・パスワード〕
共済会システムのIDを追加するにはどのようにしたら良いですか?

管理者IDでログイン後、共済会システムの担当者台帳から「追加」ボタンを押下しIDを使用する担当者の情報を入力してください。
※ システム操作説明参照

Q4〔ID・パスワード〕
共済会システムのIDで操作できる施設の範囲を変更するには、どのようにしたら良いですか?

管理者IDでログイン後、共済会システムの担当者台帳から該当するIDを選び、担当する施設を追加・削除してください。
※ システム操作説明参照

Q5〔ID・パスワード〕
共済会システムのIDを使用していた職員が退職しました。IDはそのまま引き継いで良いですか?

IDを使用していた職員が退職・異動した場合は、IDをそのまま使用しないでください。退職、異動した職員のIDは削除し、新たに担当する職員用のIDを新しく作成して使用してください。

Q6〔ID・パスワード〕
共済会システムのID・パスワードを忘れてしまいました。再発行はできますか?

以下のとおり手続きしてください。

再発行

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3 団体契約に関するQ&A

Q1〔施設情報の変更〕
契約している施設の住所や電話番号が変わります。どのように変更すればよいですか?

共済会システムに管理者IDまたは担当者IDでログインし、「施設台帳」をクリック→施設一覧に表示される施設番号をクリック→表示される情報を更新してください。共済会システムで変更できるのは、施設・団体の代表者名、住所、連絡先です。共済会システムで更新した場合は、施設、団体契約書の郵送は不要です。

施設・団体名称は電子申請では変更できません。従事者共済会ホームページ【各種届出様式】より「従事者共済会 施設・団体契約書」をダウンロードし、必要事項をご記入のうえ、従事者共済会あて郵送してください。提出の際には、必ずコピーをとり、法人で保管してください。

※ システム操作説明参照
各種届出様式のページ

Q2〔法人情報の変更〕
法人の情報が変わりました。どのように手続きすればよいですか?

共済会システムに管理者IDでログインし、「法人台帳」をクリック→ 法人詳細に表示される情報を更新してください。共済会システムで変更できるのは、法人の代表者名、住所、連絡先です。共済会システムで更新した場合は、施設、団体契約書の郵送は不要です。

法人名は電子申請では変更できません。従事者共済会ホームページ【各種届出様式】より「従事者共済会 施設・団体契約書」をダウンロードし、必要事項をご記入のうえ、従事者共済会あて郵送してください。提出の際には、必ずコピーをとり、法人で保管してください。

※ システム操作説明参照
各種届出様式のページ

Q3〔新規契約〕
新しく施設を設立しました。共済会に加入するにはどうすればよいですか?

管理者IDで共済会システムにログインし、「施設台帳」をクリック→「施設一覧」をクリック→「追加」をクリック→「施設詳細」画面に施設情報を入力してください。入力完了後「保存」をクリックすると、「従事者共済会 施設・団体契約書」が出力されますので、法人代表者印を押印し、毎月の締切日までに従事者共済会あて郵送してください。提出の際には必ずコピーをとり、施設・団体で保管してください。施設情報の追加直後から、加入申込等の手続きを行うことができます。毎月10日までに共済会システムで手続きをしてください。
※「従事者共済会 施設・団体契約書」が従事者共済会で確認できない場合、契約が成立しませんので必ず締切日までに届くようにご郵送ください。
※加入者がいない場合、団体契約が成立しませんので、加入者の加入届または転入届による手続きも行ってください。
※ システム操作説明参照

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4 加入・在会中の手続きに関するQ&A

(1)加入(共済加入申込書)

Q1〔加入要件〕
①定年退職する職員がいます。共済会を継続して加入することはできますか?
②理事長は共済会に加入できますか?
③外国籍の職員は共済会に加入することはできますか?

従事者共済会の加入者は、事業所に勤務する有給の役員及び職員のうち、就業規則、労働協約等により、退職金制度の受益者としています。法人の退職金規程等に基づく 退職金の対象者であれば加入は可能です。

Q2〔加入要件〕
契約職員、パート職員は共済会に加入できますか?

従事者共済会の加入者は、事業所に勤務する有給の役員及び職員のうち、就業規則、労働協約等により、退職金制度の受益者としています。法人の退職金規程等に基づく 退職金の対象者であれば加入は可能です。

ただし、掛金納入期間が12 か月未満の場合は、加入者掛金負担分も含め、退職共済金が給付されませんので、雇用が1年未満で終了する契約の場合は、加入しないでください。

Q3〔標準給与月額〕
時給制・日給制で採用した職員が加入します。標準給与月額はどう計算したらよいですか?

雇用契約上の1日の勤務時間数及び1か月の勤務日数に基づいて、給与月額を算出し、それを算定基礎額として標準給与月額、掛金額を決定してください。その際、諸手当は一切含めません。祝日などにより毎月の勤務日数が異なる場合も、雇用契約時の条件により平均的な出勤をする月の給与月額を算出してください。

≪試算例≫
①日給制で出勤日を週D日とした雇用契約の場合 (日給=A)
A × D ÷7 × 30(日) = 30日あたりの平均的な給与月額
〔例〕10,500(円) × 3(日) ÷7 × 30(日) = 135,000(円)

②時給制で1日B時間、週D日出勤とした雇用契約の場合 (時給=C)
C × B × D ÷ 7× 30(日) = 30日あたりの平均的な給与月額
〔例〕1,050(円) × 6(時間) × 4(日) ÷7 × 30(日) = 108,000(円)

Q4〔標準給与月額〕
10月の標準給与月額変更時期をまたがる遡及加入をします。標準給与月額はどう計算したらよいですか?

10 月の標準給与月額変更時期をまたがる遡及加入の場合は、加入月の標準給与月額がそのまま10 月以降も適用されます。

Q5〔入会月〕
採用日が月の途中の場合、その月から加入することはできますか?

従事者共済会の掛金は、月単位で管理しています。月途中の採用であっても、契約者及び従事者本人が、その月の掛金を支払うことを了解し、掛金が納入できれば当月加入となり、できなければ翌月1日付での加入となります。

各法人において、加入開始月、退会月の取扱いについて、毎月の勤務日数や勤務月の締め日等、従事者共済会への加入のルールとして、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

Q6〔加入申込書の保管〕
加入届出を共済会システムで電子申請しました。加入申込書はいつまで保管すればよいですか?

加入者が従事者共済会を退会、または他法人へ転出するまで施設・団体で保管してください。

Q7〔加入承認書〕
共済会に加入しました。加入承認書はどうすれば発行できますか?

毎月20日頃に従事者共済会システムにご登録のメール宛て、請求書等発行のお知らせが届きます。共済会システムの「月次帳票印刷」画面から加入承認書を発行してください。従事者共済会の問合せの際に使用しますので加入者に交付してください。

加入期間中に氏名が変更された場合は、氏名等変更入力画面で変更いただくと、「氏名等変更承認書」が出力されますので加入者に交付してください。

※ システム操作説明参照

Q8〔遡及加入〕
加入手続を忘れていた職員がいます。遡って加入することができますか?

手続きの遅れ等による届出は、締切日を基準に最大2か月(前月、前々月)までとします。なお、遡及分の掛金は、初回掛金請求時に入会金とまとめて請求します。

(例)4月から加入したい場合
締切日:4月10日(当月)
遡及の届出締切日:5月10日(前月分として遡及)もしくは、6月10日(前々月分として遡及)
*遡及の届出は前月分・前々月分のどちらかの締切日に間に合うように行ってください。

Q9〔加入申込の取消〕
「加入申込書」を提出した職員が数日で退職したのですが、申込みを取消すことはできますか?

①締切日前の場合
共済会システムの届出履歴から該当する届出を削除してください。紙申請の場合は(4)申請の訂正と取消方法(P15)参照。

②締切日を過ぎている場合加入申請の取消は原則できません。ただし、同一人物を誤って重複加入させた場合、転出・転入すべき加入者を誤って加入申請した場合は、従事者共済会へお問合せください。

※ システム操作説明(P27)参照

Q10〔加入と解除の同月入力〕
遡及の加入申込をした加入者の解除申請が共済会システムでできません。どうすればよいですか?

解除申請は加入申込と同月には届出できません。次月に遡及の解除申請をしてください。4月の締切日以降に4月1日加入申込した場合、該当者の4月末の解除申請ができるのは5月の締切日以降です。5月分の掛金は一度引き落としますが、次月にお返しします。

 

(2)転出・転入(共済契約転出・転入届、法人内異動届)

Q1〔法人内異動〕
法人内の異動の場合「共済契約転出・転入届(法人内異動届)」の申請は必要ですか?

法人内の異動でも、当該施設・団体がそれぞれ従事者共済会に契約している場合(施設番号が違う場合)は「共済契約転出・転入届(法人内異動届)」の申請が必要です。

Q2〔他法人への転出〕
加入者が従事者共済会に加入している他法人施設に転職する場合、転出・転入の手続きを行う場合に気をつけることはありますか?

下記の条件に該当するか確認ください。転出・転入の場合、退会手続き(「共済加入解除申請書」・「退職共済金受給申請書」の提出)は不要です。一旦退会手続きを行うと、転出・転入に切り替えることはできません。

<転出・転入ができる条件>
・転入施設が従事者共済会と契約していること
・加入者が転入施設の就業規則、労働協約等により、退職金制度の受益者とされていること
・加入者の掛金納入期間が途切れないこと(転職前の施設・団体による掛金の納入と、転職後の施設・団体による掛金の納入が継続する)
※「共済契約転出・転入届」の提出が遅れた場合、転入(転職後)施設・団体から従事者共済会に「共済契約転出・転入届」が提出されるまで、当該加入者の掛金は、転出(転職前)施設・団体に請求されます。届の受理後に、書類に記載された転出・転入の時点にあわせて、双方の施設の掛金を従事者共済会で精算します。
※ 転入施設・団体において新規の共済加入申込書の作成は不要です。
※ 貸付金のある加入者の転出・転入については「貸付金事業」P150を参照し、必ず転出施設は貸付金関係の手続きを行って下さい。

Q3〔標準給与月額の改訂〕
転入してきた職員の給与が大幅に変更(増額・減額)します。掛金は変更できますか?

転職に伴い給与が大幅に変更する場合でも、掛金の変更はできません。毎年1回、10月の標準給与月額の改訂の際に変更できます。

 

(3)氏名変更等(氏名変更届)

Q1〔氏名変更〕
職員の氏名や職種を変更しました。共済会への手続きは必要ですか?

氏名等変更届を届出ください。氏名等の変更手続きをした場合、処理月の20日頃に共済会システムより「従事者共済会 氏名等変更承認書」が発行されますので加入者に交付してください。氏名変更の手続きをしても、加入者番号に変更はありません。

 

(4)休職・復職(休職届・復職届)

Q1〔休職〕
職員が休職しました。掛金を止めることはできますか?

加入者が休職等の理由により掛金納入を中断することができます。その場合は、「休職届」を申請してください。なお、休職しても掛金納入を中断しない場合は、申請の必要はありません。

Q2〔復職〕
月の途中で休職(復職)する職員がいます。その月から休職(復職)することはできますか?

共済会では休職・復職日は毎月1日としています。加入者に確認し、休職・復職の前月、当月または翌月から選択してください。

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5 退会の手続きに関するQ&A

(1)解除申請(共済加入解除申請書)

Q1〔雇用形態の変更〕
加入者の雇用形態が正規職員(常勤)から非常勤に変わる場合に退会できますか?

定年や自己都合などで、雇用契約が正規職員から非常勤職員に雇用形態が変更になる場合、法人の退職金規程に該当すれば、従事者共済会への継続加入が可能です。また、一旦退会し再加入することもできます。

雇用形態が変更した後も従事者共済会に継続加入が可能な場合、加入を継続される方が、多くの場合、給付額は高くなります(例外あり)。

※継続加入の場合、雇用形態の変更による給与額の変更があっても、10月の標準給与月額の改定まで掛金額(標準給与月額)を変更することはできません。再加入の場合は、入会金とその加入月から新たな給与額をもとにした標準給与月額による掛金額を支払います。

Q2〔退会月〕
月の途中で退職する職員がいます。退会月はどのように届出をすればよいですか?

共済会では退会日は月末としています。加入者に確認し、退職前月もしくは退職当月から選択してください。

Q3〔退会月〕 ※紙申請による手続きの場合のみ
「共済加入解除申請書」の退会月と最終掛金納入月が一致しませんが?

従事者共済会の掛金は月単位で管理されているため、「共済加入解除申請書」P106において、退会月の欄と最終掛金納入月の欄は、休職手続きをしたまま復職しないで退会する場合には一致しません。この場合は、退会月欄には雇用契約終了の月を記入し、最終掛金納入月の欄には、休職に入る前の掛金納入した最終月を記します。この場合以外は、同じ月が記入されます。

Q4〔退会月〕
「共済加入解除申請書」の解除区分の「脱会」の欄は、どのような場合に記すのですか?共済加入解除申請書」の退会月と最終掛金納入月が一致しませんが?

解除区分とは、従事者共済会の退会区分のことをいい、①退職(雇用形態変更、解雇含む)と、②脱会(退職によらない退会)があります。退職せず共済会のみ退会する場合は、「脱会」としてください。

脱会理由としては、「1年未満で退職が決まった」「経済的な理由により掛金の支払いが難しい」等があります。脱会の場合は、「解除申請」の電子申請P74(紙申請の場合は「共済加入解除申請書」P106)、「退職共済金受給申請書(掛金納入期間12か月以上の場合のみ)」P80と併せて、「脱会申請書」P73を提出してください。

なお、脱会は、加入者掛金負担分の累計額しか支払われません(加入期間12か月未満は給付対象外)。同じ加入期間における通常の退職と比べて大幅に不利になることを、加入者に十分説明ください。

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(2)退職共済金の請求(退職共済金受給申請書)

Q1〔振込口座〕
退職共済金を、本人以外の口座に送金することは可能ですか?

退職共済金は、原則として退職者本人の口座に送金します。ただし、法人独自の退職金があり、これを合算して本人に支払う場合に加え、すべての退職者について法人の口座に送金を希望する場合に限り法人の口座に送金します。

その場合、「退職共済金送金先指定依頼書」(従事者共済会届出様式を参照)を提出してください。個別の事情により、送金先を法人の口座にすることはできません。

Q2〔退職共済金シミュレーション〕
退職共済金のシミュレーションをしたいのですが、どのようにすればよいですか。

共済会システムにログインし、「届出入力」から該当者を選択し、「加入者詳細」画面の下にある「退職共済金シミュレーション」ボタンを押してください。「退職予定日」を入力し、「再計算」ボタンを押すことで希望したシミュレーションを表示します。

※ システム操作説明参照

Q3〔退職共済金の送金日〕
退職金の請求をしました。いつ振り込まれますか?

毎月10日までに提出された場合、月末に送金します。ただし、月末が金・土・日・祝日の場合は前営業日の送金になります。

Q4〔給付内訳書〕
給付内訳書の差益・差損とは何ですか?

掛金累計額よりも退職共済金額が多い場合は+の差益となり、少ない場合は-の差損となります。加入期間が4年(48か月)を超えるとプラスの差益が出るように設計しています。

Q5〔氏名変更〕
退職と同時に姓が変わる場合はどのようにすればよいですか?

源泉徴収票の取扱いでの不都合をなくすため、原則として新しい姓で作成してください。「共済加入解除申請書」「退職共済受給申請書」ともに新姓で記入し、あわせて氏名変更届をしてください。その際、退職共済金振込口座の名義は、旧姓・新姓どちらでも結構ですが、振込が確認できるまで、口座名義は変更しないでください。振り込みができなくなり、給付が遅れる原因となります。

Q6〔死亡による退職の場合〕加入者が死亡により退職する場合、「退職共済金受給申請書」はどのように記入すればよいですか?

①「受給者」の氏名欄に、亡くなられた加入者の氏名を記入します。印は不要です。
②「受取人氏名」は、ご遺族で退職金を受取られる方(受取人)が記入し、押印してください。
③「振込先金融機関」は、受取人名義の口座となります。
④「退職所得の受給に関する申告書」は、不要です。

※ 死亡退職ではなく、加入者が退職後、退職共済金を受け取る前に死亡された場合は、相続人による請求となります。詳しくは、従事者共済会にお問合せください。

Q7〔退職共済金の請求期間〕
退職した職員から受給申請書の提出がありません。従事者共済会にはいつまでに提出すればよいですか?

退職共済金の請求期間は退会日から5年以内です。退会からしばらく退職共済金の請求手続きがない場合には、従事者共済会より施設・団体に退職共済金の未請求の調査票を送付します。施設・団体の事務担当者は、必ず退職者への連絡・確認をしてください。

退職共済金の請求が長期間手続きされない場合は、未請求調査票の記載内容を確認し、従事者共済会より退職者本人へ退職共済金の請求手続きの依頼をします。

Q8〔退職所得の受給に関する申告書〕
「退職所得の受給に関する申告書」はいつまで保管する必要がありますか?

同申告書は従事者共済会や税務署への提出は不要です。ただし、税務署の税務調査に対応するため、施設・団体において、退職後7年間保管する必要があります。

Q9〔退職所得の受給に関する申告書〕
「退職所得の受給に関する申告書」の「退職手当の支払者」はどのように記載すれば良いですか?

勤務先の法人名、法人の住所、国税庁法人番号を記載してください。

Q10〔退職所得の受給に関する申告書〕
「退職所得の受給に関する申告書」のA欄の③「提出先から受ける退職手当等についての勤続期間」は、共済会加入期間ですか?それとも就業期間ですか?

就業期間を記入して下さい。別法人からの従事者共済会の転出・転入手続きを行った方が退会した場合は、先の法人からの就業期間を通算して記入してください。

Q11〔退職所得の受給に関する申告書〕
「退職所得の受給に関する申告書」のA欄の③「提出先から受ける退職手当等についての勤続期間」に、月単位の端数が生じた場合、どのように記入すればよいですか?

切り上げで記入してください。

(例)「4年2か月」の場合、「5年」と記入

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6 標準給与月額の変更手続きに関するQ&A

Q1〔基本的な事項〕
「本俸月額」とは、何ですか?

従事者共済会における「本俸」とは、雇用契約に基づく、諸手当を除いた給料の本体部分(基本給)としています。欠勤や勤務実績を反映した実際の支払額とは異なります。本俸を「標準給与月額等級及び掛金月額表」に当てはめて標準給与月額を算出します。

(例外)

非常勤やパートの加入者で、雇用契約で月の勤務日数や勤務時間が定められていない場合はQ5-19を参照ください。

Q2〔基本的な事項〕
「標準給与月額変更届」は、どんな意味があるのですか?

従事者共済会の毎月の掛金及び退職共済金は標準給与月額をもとに算出されます。

毎年、10月から翌年の9月までの1年間の掛金について、その直前の 5・6・7 月の3か月の本俸月額に基づいて決定します。この10月~翌年9月までの期間の中途での変更はできませんので、確認の上提出してください。また、社会保険(健康保険や厚生年金)の、「標準報酬月額」とは算定方法や変更方法(いわゆる「月変」の「定時決定」「随時決定」)が異なりますので、ご注意ください。

Q3〔基本的な事項〕
標準給与月額変更届の算定基礎額に、地域手当は含まれますか?

算定基礎額は5・6・7月の本俸の平均額として算出しますが、そこには、地域手当・調整手当・特殊業務手当・通勤手当など「本俸」以外の諸手当は一切含めません。ただし、地域手当と本俸とを一体化して、給料月額を算出している場合は、あえて「地域手当」分を除外する必要はありません。

また、職能給や評価給等で本体部分が複数に分かれるような給与制度を採用している場合は、本体部分の合計額となります。月々の業績によって変更されるような給与は除外してください。

Q4〔基本的な事項〕
5月25日に4月分の給与を支給しています。算定基礎額5・6・7月というのは、支給日の5・6・7月として考えるのですか?

支給日の属する月で算出してください。この場合、5~7月の支給日の給与で算定します。

(例)
4月分給与(5月支給) 200,000円
5月分給与(6月支給) 200,000円
6月分給与(7月支給) 206,000円
合計          606,000円
算定基礎額       202,000円

Q5〔基本的な事項〕
毎月15日締めで給与の計算をしています。4月16日~5月15日が5月分の給与になりますが、算定基礎額はどのように計算したらよいですか?

支給日の属する月で算出してください。この場合、5~7月の支給日の給与で算定します。

Q6〔基本的な事項〕
本俸が1円単位まであります。算定基礎額の記入には100円未満切り上げとなっていますが、1か月の本俸に対し100円未満を切り上げるのですか?それとも3か月の本俸の平均を算出してから100円未満を切り上げるのですか?

共済会システムの導入に伴い、申請時の算定基礎額の100円未満切り上げを不要としました。1円単位まである場合はそのままの金額を登録してください。

Q7〔基本的な事項〕
4月に昇給したので届出をしたいのですが、どのようにすればよいですか。

従事者共済会では、毎年1回、10月に標準給与月額の改定を行い、その年の10月から翌年9月(1年間)の標準給与月額及び掛金を決定します。それ以外の月では変更はできません。

Q8〔休職中の場合〕
休職中の場合の算定基礎額はどのように計算するのですか?(従事者共済会に休職届を提出し、掛金請求が止まっている場合)

休職により5~7月の給与の支払実績がない職員の場合は、休職に入る前の3か月間の本俸月額の平均を記入してください。復職した際には、上記届出内容に基づいた掛金額が請求されます。

Q9〔休職中の場合〕
従事者共済会の休職届は提出せず、掛金請求が継続している場合の休職者の算定基礎額はどのように計算するのですか?

例えば、産休中・育休中・労災休職・病気欠勤等の場合で、無給ないしは給与額が大きく変動した場合ですが、実際の給与の支給がある無しにかかわらず、雇用契約上定められた5~7月の本俸月額の平均を記入してください。

Q10〔復職の場合〕
7~10月の間に復職を予定している加入者の算定基礎額はどうしたらよいですか?

復職した月に支払われる予定の本俸月額を記入してください。未定の場合は、休職に入る前の3か月間の本俸月額の平均を記入してください。

Q11〔退会の場合〕
標準給与月額を変更する10月までに、8月末日付や9月末日付で退会が決定している職員についても、算定基礎額は記入するのですか?

標準給与月額変更届に出力している情報は、7月10日現在の加入者情報です。8月1日現在在籍(加入)しているすべての加入者について記入をお願いしています。したがって、8月末日や9月末日で退会が決定している方も算定基礎額の記入をお願いします。退会の方については、名前を二重線で消し、備考欄に退会予定日を記入してください(紙申請のみ)。

※ 8月末退会の方については、9月処理締切日(9月10日)までに「共済加入解除申請書」を従事者共済会宛に提出してください。9月20日頃発行する「標準給与月額変更決定通知書」には、その方のデータは記載されません。

Q12〔雇用形態が変更になった場合〕
5~7月の間に、正職員からパートに雇用形態が変わり、給与支給額も異なる場合の算定基礎額はどのように計算するのですか?

変更後の雇用契約上の平均支払月額を記入してください。8月1日から雇用形態を変更した場合は、8月の雇用契約上の勤務日数・勤務時間を基に計算してください。

Q13〔5月以降の新規加入〕
6月から新規加入した職員の算定基礎額はどのように計算するのですか?

6・7月の2か月間の本俸月額の平均を記入してください。7月加入の場合は7月1か月分の本俸を、8月加入の場合は8月の本俸額を記入してください。

Q14〔5月以降の新規加入〕
従事者共済会に7月から加入していますが、施設には5月から就職しており、5月から給与が発生しています。この場合5・6・7月の本俸の平均で算定基礎額を計算するのですか?

加入月を起点とするため、従事者共済会に加入した月である7月の1か月分の本俸額を記入してください。

Q15〔5月以降の新規加入〕
5月に中途採用した職員がおり、5月は日割り計算で給与を支給しています。このとき、算定基礎額はどのように計算するのですか?

5月分については支給額ではなく、契約上の本俸を5~7月の3か月の平均として計算します(施設で本俸として扱うのが6月からとする場合、6・7月の2か月の平均で計算しても構いません)。

Q16〔時給制や年俸制などの場合〕
契約上の勤務日数や勤務時間と、実際の勤務状況が異なる場合はどのように計算するのですか?

雇用契約上の勤務日数・勤務時間を基に計算してください。

Q17〔時給制や年俸制などの場合〕
時給制や年俸制の加入者が有給休暇を使った場合、有給休暇も勤務日数としていいのでしょうか?

有給休暇も勤務した日と同様に含めてください。

Q18〔時給制や年俸制などの場合〕
年俸制をとっている場合、算定基礎額はどのように計算するのですか?

基本部分(手当が別立ての場合は除く)を1か月分に割り返した額を記入してください。基本的には施設側の判断によりますが、従事者共済会に新規加入した際の「標準給与月額の算定」に準じて計算してください。

Q19〔時給制や年俸制などの場合〕
非常勤やパート雇用の加入者で、月によって勤務日数が変わる場合や時給制を取っている場合等により、月の支払額が変わる場合は、3か月の平均はどのように算出するのですか?

雇用契約上、月の勤務日数(または勤務時間数)が定められている場合は、それに基づいた本俸月額を算出し、月によって勤務日数(または勤務時間数)が変わる場合は、5~7月の平均支払月額(通勤費や諸手当は含めず)を算出してください。

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7 会計処理に関するQ&A

Q1〔「支払資金」の意味〕
「支払資金」とは資金収支計算書科目ですか?

会計基準等の勘定科目説明には記載されていませんが、資金収支計算における「資金」を表す勘定科目と考えてよいものです。資金収支計算書末尾には「支払資金残高」を記載するとされています。厚生労働省通知に「支払資金」の説明があります。

<「社会福祉法人会計基準の制定に伴う会計処理等に関する運用上の取扱いについて」より抜粋>

5 支払資金について(会計基準省令第13関係)
資金収支計算書の支払資金とは、経常的な支払準備のために保有する現金及び預貯金、短期間のうちに回収されて現金又は預貯金になる未収金、立替金、有価証券等及び短期間のうちに事業活動支出として処理される前払金、仮払金等の流動資産並びに短期間のうちに現金又は預貯金によって決済される未払金、預り金、短期運営資金借入金等及び短期間のうちに事業活動収入として処理される前受金等の流動負債をいう。

ただし、支払資金としての流動資産及び流動負債には、1年基準により固定資産又は固定負債から振替えられたもの、引当金並びに棚卸資産(貯蔵品を除く。)を除くものとする。支払資金の残高は、これらの流動資産と流動負債の差額をいう。

Q2〔企業やNPOの会計処理〕
企業やNPOで企業会計による会計処理を行う場合は、退職共済金はどう扱えばいいですか?

契約者掛金は、外部での積立となりますので、損金不算入となります。加入者に退職共済金を給付する際には、その積立金を取り崩して支出することになりますので、原則として損金算入となります。

Q3〔退職給付引当金に計上する理由〕
契約者掛金を掛けるとなぜ引当金に計上されるのですか?

事業活動計算(損益計算)では、契約者掛金を資産「退職給付引当資産」に計上し、事業活動計算上の費用にしない(費用に計上するとみなし給与課税が生じるので費用ではなく資産に計上する。)ので、職員の勤続による退職金の支払義務「退職給付引当金」が生じていることを「退職給付費用」(退職給付引当金繰入)として計上します。

Q4〔退職共済金の仕訳処理が必要な理由〕
退職時、退職共済金が職員本人の口座に振り込まれる場合、施設の預金を通らないので、資金収支の仕訳は不要ではありませんか?

退職共済掛金を資産に計上する会計処理は、預託していた契約者掛金が給付金として法人に一旦還流し、これが職員に退職共済金として支払われるという取引上の大前提から行われている処理です。また、税務上も支給額をその時点における職員の「退職金」として処理することが求められています。

Q5〔退職共済金より「退職金」が少ない理由〕
退職時、なぜ全額が「退職金」にならないのですか?

資金収支計算では、給付された退職共済金の全額が退職金となります。
(共済会退職給付引当資産の取崩収入±引当資産差益・(△差損)=退職金額)が退職金の支出になります。

事業活動計算では、契約者掛金と同額が既に、過去の各事業年度において「退職給付費用」として退職給付引当金に計上されているので、退職の際に全部を退職金「退職給付費用」とすると、過年度計上済の費用と重複して計上されることになるので加算金部分(引当資産差益)だけ退職金としての「退職給付費用」(退職時の費用)となります。

Q6〔掛金等の計上とサービス区分の関係〕
サービス区分別の事業活動明細書と資金収支明細書を作成する際、サービス区分別に掛金等の計上をしなければなりませんか?

掛金も退職給付金も、職員別の補助簿(契約者掛金個人台帳)や通知書を基にサービス区分別の額を計上します。

Q7〔拠点区分内での加入者(職員)の異動とその対応〕
一つの拠点区分に属するサービス区分間で職員の異動がありました。この異動による掛金累計額の付け替えは必要ですか?

サービス区分の明細書が作成されるのは事業活動計算書と資金収支計算書で、貸借対照表の明細書は求められていませんから、会計処理上で掛金累計額の付け替えは起きません。

ただし、そのサービス区分が従事者共済会で別々の施設団体契約がなされている場合* には、拠点間(団体契約を結んだ施設間)で転出・転入届(法人内異動届)の提出が必要です。
*=施設番号が異なる施設・事業所

Q8〔拠点区分間での加入者(職員)の異動とその対応〕
拠点区分間で職員の異動がありました。手続きが必要ですか?

拠点区分ごとの帳簿を持ち拠点区分ごとに計算書類を作成しますので、異動した職員にかかる掛金累計額の拠点区分間の付替処理が必要になります。同時に従事者共済会には拠点区分間(従事者共済会では「契約施設間」)の「転出・転入届(法人内異動届)」が必要です。

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8 貸付金事業に関するQ&A

Q1〔手続き方法〕
貸付金制度を利用したいのですが、手続き方法を教えてください。

貸付金事業の説明は、従事者共済会の事務の手引き、従事者共済会ホームページに掲載しています。必要書類は従事者共済会ホームページに掲載しています。書類作成前に必ず本人が従事者共済会に連絡し、貸付可能額・必要書類等の案内を受けてください。事前問合せをせずに申込み、申請内容に不備があった場合、希望どおりの貸付ができないことがあります。

各種届出様式のページ

Q2〔貸付可能額〕
貸付金の利用を考えています。いくらまで借りることができるか教えてください。

貸付金対象者は加入期間(掛金納入期間)が12か月以上の方です。貸付可能額は、共済会システムにログインいただき、届出入力から該当者を選択し、加入者詳細画面の右上「貸付可能上限額」をご確認ください。
※ただし、借受額が50万円以下の場合に限り、貸付可能上限額が借受希望額に満たないときは、連帯保証人をつけることで借入希望額まで申込ができます。詳細は従事者共済会までお問合せください。

Q3〔貸付金の送金〕
貸付金の申込書類を提出しました。いつ振り込まれますか。

毎月18日(土・日・祝日にあたる場合は前営業日)まで提出した書類については、申請内容に不備がない場合は、翌月1日(土・日・祝日にあたる場合は前営業日)までに送金します。

Q4〔退職時の手続き〕
貸付制度を利用している職員が退職しました。提出書類はありますか?

退会日の直近の締切日までに、「共済加入解除申請書」「退職共済金受給申請書」「貸付残額の控除について(退職時)」を従事者共済会へ提出してください。締切日までに提出がないと、貸付残額を退職共済金より控除する手続きができず、退職共済金を給付できません。

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【 お問い合わせ 】

福祉振興部 従事者共済会
TEL:03-5283-6898 FAX:03-5283-6997
〒101-0062 千代田区神田駿河台1-8-11 東京YWCA会館3階

事業案内

 

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