就業規則の改正を、研修とセットで行うことで、職員全員が内容を理解

法人情報・改善テーマ

法人情報

• 主な事業：障害福祉サービス（多機能型生活介護・就労継続支援B型）、グループホーム、喫茶
• 地域：市部
• 職員数：23名（常勤11名、非常勤12名）
• 依頼した専門家及び費用：社会保険労務士、約40万円

改善テーマ

• 労働環境の整備
• 事務の効率化

取組のきっかけ

• もともと無認可作業所として、ごく小規模で立ち上げた事業で、利用者の処遇最優先で行う中で、組織運営には苦手意識があった。
• 社会福祉法改正への対応や働き方の改善のための就業規則の変更等の必要性は、漠然と認識していた。しかし、どこを修正すればいいのか分からない中で、専任の事務職員もいないため、手を付けられずにいた。
• 事務処理についても、全般的に手順が整理されておらず、申請等の手続の電子化もできていなかったため、改善が必要だという認識があった。

取組１
コンプライアンスの研修を行ったうえで、就業規則を３種類に分けて作り、適切な運用を目指す。

実践

• 修正すべき点を明らかにするために、専門家に、まず事業運営の現状を確認してもらった。
• 就業規則の変更に取りかかる前に、管理職と担当職員が制度を正しく理解するための研修を、３回にわたり実施した。
• その後、法人立ち上げ時に作成してから大きく変わっていない就業規則を変更していった。
• さらに、育児・介護休業制度の促進と適切な運用を目指して、非常勤職員（職員の半数以上が非常勤職員）の就業規則と、育児・介護休業規則を、就業規則から独立させて新たに作成することとした。
• 最後に、新しい就業規則３種が適正に活用されるように、職員全体で研修を行い、理解を図った。

成果

• 管理職をはじめ、職員全体が研修を通して労働に関するコンプライアンスの重要性を理解したことで、職場の労働環境（空気）が変化してきている。
• 職員も管理者側も研修を受講したことで、制度の意義をよく理解し申請しやすい雰囲気を醸成できていたので、新たに育児短時間勤務の申請があった。

取組２
事務を電子化、マニュアル化して効率的に

分析

• 今まで、申請や報告等は、主に役所等へ直接持参して行っていたため、時間がかかっていた。
• 社会保険申請や税務処理、行政への申請や報告などの定例業務も、場当たり的な対応が多く、計画的に進めることが難しかった。

実践

電子申請指導

• パソコンの設定段階から、計３回の指導を受け、電子申請が可能になった。

業務マニュアルの作成・運用指導

• 専門家が定例業務をマニュアル化
• 専門家によるマニュアルに基づく業務運用指導（年間スケジュールの活用方法と更新方法のレクチャーや、給与計算時の注意点の説明など）をセットで行うことで、更新ルールも含めたマニュアルの活用方法を習得
• 現在、マニュアルをもとに業務を進めながら、気付いた点や詳細なスケジュールなどを加筆しながら運用している。

成果

• 業務の効率化が図られたことで、事務処理が早くなり、以前よりも職員が早く帰れるようになった。
• 業務の進め方を学んだことで、職員が自らスケジュールを立て計画的に業務を行うようになった。

改善を行った感想

• 専門家に頼むことに、当初は抵抗もあったが、立ち上げ時に関わりのある社会保険労務士に見てもらうことができたので、信頼して法人の状況を打ち明けることができた。
• 小規模であれば金銭的余裕がないので、職員はオールマイティに何でもこなし、事務経費をかけないのが当たり前という意識があったが、自分たちだけでやる方がお金も時間もかかり効率が悪いということが、改めて分かった。必要経費を改めて見直さなくてはいけないと感じた。
• 専門家は、自分たちとは違う視点を持っているし、知識量も違うので、頼むことで見えてくるものが必ずあると思う。機会があれば、また頼んでいきたい。

今後の課題

• 事務の効率化の推進をさらに進めて、職員が休暇を取っても仕事が回る職場体制づくりを行い、年次有給休暇等の計画的な活用を促したい。
• 利用者サービス向上のための研修を計画的に進めていき、職員個々の質を向上させていきたい。
• 小規模法人であっても、目に見える形で、働く若い人の動機付けとなるような将来のビジョンを示していきたい。

お知らせ

　東社協では、公認会計士及び税理士の紹介を行っています。

　パソコン会計の導入、経理規程の見直しや作成などを依頼することもできますので、是非ご活用ください。

社会福祉法人経営力強化事業「7.専門家の紹介」

※就業規則の変更については、社会保険労務士に御相談ください。