１　各種届の作成・提出（基本事項）

 

（３）申請方法と期間

加入等の手続きは、原則、事実が発生した直近の締切日までに手続きしてください。なお、手続きの遅れによる届出は、締切日を基準に最大２か月（前月、前々月）までとします。それ以上の遡及手続きは下記のとおりです。

各種届出様式のページ

＜申請方法と期間＞

届出名称	申請期間	左記の期間を超えた手続き
共済加入申込書	次月、当月、前月、前々月	不可
共済契約転出・転入届 （法人間異動）	当月、前月、前々月 ※電子申請不可	届に遅滞理由書を添えて郵送
共済契約転出・転入届 （法人内異動）	当月、前月、前々月	届に遅滞理由書を添えて郵送
休職届	当月、前月、前々月	届に遅滞理由書を添えて郵送
復職届	当月、前月、前々月	届に遅滞理由書を添えて郵送
氏名変更届	いつでも可
共済加入解除申請書	次月、当月、前月、前々月	届に遅滞理由書を添えて郵送 ※長期間の遡及は掛金を返せない場合あり
脱会申請書	要郵送、当月のみ	不可
退職共済金受給申請書	要郵送、退会から５年以内	従事者共済会へ問合せ
標準給与月額変更届	７月20日～8月10日

 

（４）申請の訂正と取消方法

申請した届出の訂正・取消方法は下記表のとおりです。毎月の締切日前・後で手続き方法が異なりますのでご注意ください。訂正願、取消願は従事者共済会ホームページに掲載しています。

共済会システム操作説明（届出履歴一覧）のページ

①締切日前（～10日）の訂正・取消方法

＜電子申請の場合＞

内容	手続き内容	手続き方法
訂正	共済会システムの届出履歴から該当する届出を選択し、訂正入力	電子申請
取消	共済会システムの届出履歴から該当する届出を削除	電子申請

＜紙申請の場合＞

内容	手続き内容	手続き方法
訂正	届出の控えの余白に「訂正」と記載。訂正箇所に二重線を引き加筆し、訂正日、担当者名を記入。法人印・訂正印は不要。	共済会へＦＡＸ
取消	届出の控えの余白に「取下げ」と記載し、訂正日、担当者名を記入。法人印は不要。	共済会へＦＡＸ

②締切日後（10日～）の訂正・取消方法

内容	内容	手続き内容	手続き方法
訂正	掛金に関わる訂正 （算定基礎額、加入施設等）	「訂正願」に必要事項を記入し郵送 ※受付は、届出た月の締切日を基準に２か月以内	紙申請
	掛金に関わらない訂正 （氏名、職種等）	共済会システムの「氏名等変更」画面で訂正	電子申請 紙申請
取消	転出・転入、法人内異動、休職、復職、解除	「取消願」に必要事項を記入し郵送	紙申請
	加入、受給		不可※

※加入申請の取消は原則不可。ただし、同一人物を誤って重複加入させた場合、転出・転入すべき加入者を誤って加入申請した場合は、従事者共済会へ問合せてください。
※受給申請の取消は原則不可。ただし、転出・転入すべき加入者を誤って給付手続きをしてしまった場合は、従事者共済会へ問合せてください。

 

（５）共済会システムによる電子申請の概要

①共済会システムの全体構成

2019年12月より従事者共済会は電子申請を導入しています。共済契約を締結している施設・団体は、インターネットを通じて共済会システムにログインし、各種届出の申請、帳票出力、加入者情報等の照会が可能です。
共済会システムにログインするには、ＩＤ/パスワードが必要です。当初、管理者ＩＤ/パスワードを法人ごとに１つ割り当てています。共済会システムからＩＤの追加、操作できる施設の範囲を変更することが可能です。

②共済会システムのセキュリティ対策

共済会システムはインターネット公開となるシステムのため、プログラム面（ユーザ認証、ＯＳレベル等）及び以下のセキュリティ強化策を施しています。

＜施設･団体に関わるセキュリティ対策＞
ＩＤ/パスワードによるなりすましの防止、ＳＳＬによるデータ通信の暗号化等

＜従事者共済会におけるセキュリティ対策＞
固定ＩＰアドレスによるなりすましの防止（施設･団体よりも強化）、ＳＳＬによるデータ通信の暗号化等

＜サーバーのセキュリティ対策＞
ファイアーウォールによる不正アクセスのブロック、Ｗｅｂに特化したファイアーウォール（ＷＡＦ）の導入、ネットワークを監視し不正アクセス検知時に遮断するツール（ＩＰＳ）の導入、クラウドサービスの利用等

＜ＢＣＰ対策：大規模災害時における事業継続性の構築＞
クラウドサービスの利用、データバックアップをクラウド以外に保管等。クラウドサービスは、24時間365日監視体制、耐震構造等が施されたデータセンターで運用。

③電子化のスケジュール（予定）

2023年12月までの電子化移行期間は、紙申請の受付を行います。また、郵送を希望する施設・団体に請求書等の帳票を送付します。

期　日	内　容
2019年12月	電子申請の利用開始
2019年12月～2023年12月	電子化移行期間（紙申請の受付。希望施設・団体に請求書等を送付）
2024年1月～	完全電子化

④電子申請できる届出一覧

電子申請できる届出は下記のとおりです。電子申請後、郵送が必要な届出は「施設・団体契約書（新規契約・契約解除）」「脱会申請書」「退職共済金受給申請書」です。代表者印を押印後、署名・捺印等をしていただき、従事者共済会まで締切日までに郵送ください。なお、貸付関係は電子申請できません。

様式名	届出名称	電子 申請	書類提出	備　考
様式第1-1号	施設・団体契約書 （新規契約）	○	要	電子申請後、出力した届出に法人代表者印を押印し、締切日までに従事者共済会に郵送
様式第1-1号	施設・団体契約書 （契約変更）	○	不要	電子申請可。施設名、法人名の変更は不可
様式第1-1号	施設・団体契約書 （契約解除）	○	要	電子申請後、出力した届出に法人代表者印を押印し、従事者共済会に郵送
様式第1-2号	預金口座振替依頼書	×	要	電子申請不可
様式第1号	共済加入申込書	〇	不要	電子申請後、出力した届出に法人代表者印を押印し、加入者本人が署名・捺印後、施設・団体で保管
様式第2-1号	共済加入解除申請書	〇	不要	電子申請可
様式第2-2号	脱会申請書	〇	要	電子申請後、出力した届出に法人代表者印を押印し、加入者本人が署名・捺印後、従事者共済会へ郵送
様式第3・4号	共済契約転出・転入届（法人間異動）	×	要	電子申請不可。今後実装予定
様式第3・4号	共済契約転出・転入届 （法人内異動）	〇	不要	電子申請可
様式第6号	標準給与月額変更届	〇	不要	電子申請可。CSVデータのアップロード、ダウンロード可
様式第7号	退職共済金受給申請書	〇	要	電子申請後、出力した届出に法人代表者印を押印し、退職者本人が署名・捺印後、従事者共済会へ郵送
様式第8号	氏名変更届	〇	不要	電子申請可
様式第9号	休職届	〇	不要	電子申請可
様式第10号	復職届	〇	不要	電子申請可

⑤出力できる帳票一覧

共済会システム操作説明（月次帳票印刷）のページ

毎月20日頃（締切日の6営業日後）頃、従事者共済会から請求書発行のお知らせをします。それ以降に、共済会システムの「月次帳票印刷」から出力できます。
電子化移行期間（2019年12月～2023年12月）に限り、郵送を希望する施設・団体には施設番号の住所に郵送します。郵送を希望される場合は、「請求書等郵送依頼書」をご提出ください。郵送が不要になった場合は、同取消届を提出してください。請求書等の再発行を希望される場合は、従事者共済会ホームページ掲載の「再発行依頼書」をご提出ください。

帳票名	備　考	出力時期
加入・退会等承認書並びに掛金・貸付金返還金請求書	当月の掛金・貸付金請求額、新規加入、転出・転入、退会等の手続き状況を掲載	毎月20日頃
掛金・貸付金返還金請求明細書	当月の掛金・貸付金請求額、全加入者の掛金等を掲載	毎月20日頃
加入承認書	当月に新規加入手続きをした加入者分を発行	毎月20日頃
氏名等変更承認書	当月に氏名、職種等を変更した加入者分を発行	毎月20日頃
転入完了書（法人間異動）	当月に転出・転入（法人間）手続きが完了した加入者分を転入施設に発行。転入者本人が署名・捺印し、転入施設で保管	毎月20日頃
契約者の累計額証明書・累計額内訳書	前年度３月末現在の契約者掛金累計額を掲載	毎年４月１日
契約者掛金個人台帳	毎月の掛金の支払い状況を掲載	毎月20日頃更新
給付内訳兼結果通知書	「共済加入解除申請書」を提出した退職者のうち、当月に「退職共済金受給申請書」の提出があった退職者がいる施設に発行	毎月20日頃
退職所得の源泉徴収票・特別徴収票	「共済加入解除申請書」を提出した退職者のうち、当月に「退職共済金受給申請書」の提出があった退職者がいる施設に発行	毎月20日頃
標準給与月額変更決定通知書	10月以降の標準給与月額、掛金月額等を掲載	９月20日頃

※領収書の発行は致しません。掛金納入を口座振替にしている場合は、通帳の引落し結果や請求台帳の支払額を確認してください。掛金等を払込票で納入されている場合は、金融機関で発行される払込票、受領書等に代えさせていただきます。

⑥照会機能一覧

共済会システムから下記情報を照会することができます。

照会メニュー	照会内容
法人台帳、施設台帳	契約施設・団体が届出ている情報の照会
届出入力／加入者詳細	加入者の状態（加入･転出･休職･解除）、月額掛金や標準給与月額等の履歴、貸付可能額
退職金シミュレーション	退職月を指定した退職金シミュレーションの照会および帳票出力
契約者掛金個人台帳	加入者別契約者掛金額照会（毎月の締切後に更新、帳票出力）
請求台帳	毎月の掛金・貸付金の請求および支払い状況

 

（６）共済会システムの利用方法

①ＩＤ・パスワードについて

共済会システムにログインするためには、ＩＤとパスワードが必要です。ＩＤは下記の３種類があり、ＩＤにより操作できる範囲が異なります。施設・団体の実情に応じて、必要なＩＤを発行してください。
パスワードは、半角数字、半角英字、半角記号の全てを含む８文字以上としてください。
使用可能な記号は、　！　＃　＄　％　＆　/　_　-　+　です。
ＩＤ/パスワードは厳重に管理してください。施設・団体内でＩＤ/パスワードを使い回すことはしないでください。万が一、ＩＤ/パスワードが流出すると、施設・団体の情報や加入者情報を書き変えられてしまうなどの恐れがあります。

共済会システム操作説明（ログイン）のページ

共済会システム操作説明（担当者台帳）のページ

＜ＩＤの種類と操作内容＞

操作内容	管理者ＩＤ	担当者ＩＤ	閲覧ＩＤ
法人情報の閲覧	○	○	○
施設・団体情報の閲覧	○	○	○
加入者情報の閲覧	○	○	○
担当者情報の閲覧	○	○	○
請求書等の帳票出力	○	○	○
施設・団体情報の更新	○	○	×
加入者の各種届出	○	○	×
担当者情報の更新	○	×	×
法人情報の更新	○	×	×
施設・団体の追加	○	×	×
ＩＤの追加、変更、削除	○	×	×

＜ＩＤの追加、変更、削除について＞
管理者ＩＤで共済会システムにログインし、担当者台帳からＩＤの追加、変更、削除を行うことができます。ＩＤを追加する場合、ＩＤの種類、操作できる施設の範囲を設定してください。また、ＩＤを使用していた担当者が退職した場合は、必ずＩＤを削除し、新しく作成してください。

＜ＩＤの追加運用のイメージ＞
運用例①：管理ＩＤで全ての管理・入力・出力を行う場合
【追加ＩＤ】なし

法人本部	管理者ＩＤ
保有施設	保育Ａ
追加ＩＤ	なし

運用例②：施設毎の担当者が担当者ＩＤで管理・入力・出力を行う場合
【追加ＩＤ】担当者ＩＤ×５

法人本部	管理者ＩＤ
保有施設	特養Ａ	特養Ａ	特養Ａ	保育Ｂ	保育Ｃ
追加ＩＤ	担当者ＩＤ	担当者ＩＤ	担当者ＩＤ	担当者ＩＤ	担当者ＩＤ

運用例③：拠点毎の担当者が管理者ＩＤで管理・入力を行い、施設毎の担当者は閲覧ＩＤで閲覧・出力を行う場合
【追加ＩＤ】管理者ＩＤ×２、閲覧ＩＤ×５

法人本部	管理者ＩＤ
ブランチ	区部		市部
保有施設	特養Ａ	特養Ａ	特養Ｂ	特養Ｂ	保育Ｃ
追加ＩＤ	管理者ＩＤ		管理者ＩＤ
	閲覧ＩＤ	閲覧ＩＤ	閲覧ＩＤ	閲覧ＩＤ	閲覧ＩＤ

＜ＩＤ・パスワードの再発行方法について＞
パスワードを忘れてしまった場合は、下記のとおり手続きをしてください。なお、管理者ＩＤの使用者は、法人内のＩＤ・パスワード情報について、共済会システムの「担当者台帳」→「担当者一覧」→「担当者詳細」画面で確認することができます。必要に応じて参照してください。

 

（７）共済会システムの留意事項

①共済会システムを使用いただく端末環境について

電子申請の利用にあたり、Windows によるご利用を前提としてシステムの動作確認を行っています。動作確認環境は以下のとおりです。ウィルス対策ソフトウェアの導入（スキャン）及び、Windows update を実施した上でご利用いただくようお願いします。

動作確認ＯＳ：Windows7 以降 動作確認ブラウザ：Microsoft internet Explorer11、Microsoft Edge

②共済会システムの文字使用について

共済会システムは JIS X 0213 規格の文字を使用しています。独自に作成した文字は使用できませんのでご了承ください。

③その他の注意事項

＜セッションタイムアウトについて＞

共済会システムはセキュリティ強化のため、セッションタイムアウトを設定しています。ログイン後、最後に操作した時点から60分経過すると、ログインの継続ができなくなります。その場合は、再度ログインしてください。なお、セッションタイムアウトすると、それまで作業していたデータは保存できませんので、適宜保存して作業してください。

＜ブラウザの戻るボタン＞

ブラウザの戻るボタンは使用しないでください。「戻る」「キャンセル」「メインメニュー」ボタンを使用してください。

＜同時ログイン＞

同じＩＤを用いて共済会システムに同時にログインすることはしないでください。